1. Niniejszy regulamin dotyczy przetargów organizowanych przez HUTĘ ŁABĘDY S.A. z wykorzystaniem Systemu Obsługi Ofert Transportowych SOOT dostępnego na stronie www.transport.hutalab.com.pl .
2. Celem organizowanych przetargów jest wytypowanie dostawców usług przewozowych, spedycyjnych lub logistycznych.
3. Przetargi w systemie SOOT przeprowadzane są w dwóch podstawowych trybach:
1) aukcja elektroniczna,
2) konkurs ofert.
1. Stosując się do zaleceń władz państwowych, w związku z sytuacją jaka
zaistniała na skutek agresji napastniczej Rosji wobec Ukrainy, Strony
niniejszym oświadczają, iż stosują się do obowiązujących przepisów prawa
wprowadzających sankcje i nie współpracują
z podmiotami objętymi sankcjami, czy też w zakresie, który sankcjami jest
objęty.
2. Dostawca oświadcza, iż ani on, ani żaden członek Zarządu Dostawcy, czy też wszelcy beneficjenci rzeczywiści nie są sankcjami objęci.
3. Strony zgodnie postanawiają dopuścić możliwość renegocjacji warunków
współpracy
w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych skutków, wpływających na
współpracę,
a powstałych w związku z wojną pomiędzy Rosją, a Ukrainą.
1. SOOT – System Obsługi Ofert Transportowych,
2. Nabywca – HUTA ŁABĘDY S.A.,
3. Dostawca – przewoźnik lub spedytor dopuszczony przez Nabywcę do udziału w przetargach w systemie SOOT.
1. Warunkiem udziału w przetargu jest przeprowadzenie poprawnej rejestracji w systemie SOOT.
2. Zatwierdzenie Dostawcy w systemie SOOT jest przeprowadzane przez Nabywcę po uprzednim dostarczeniu i weryfikacji następujących dokumentów:
1) odpowiednio: aktualny odpis z KRS lub zaświadczenie z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – www.ceidg.gov.pl,
2) decyzja o nadaniu REGON i NIP,
3) polisa ubezpieczeniowa OCP / OCS,
4) stosowne zezwolenia, licencje bądź inne dokumenty upoważniające do świadczenia usług w zakresie krajowego i międzynarodowego przewozu rzeczy oraz usług spedycyjnych,
5) oświadczenie o akceptacji niniejszego regulaminu, złożone przez osoby umocowane do reprezentacji Dostawcy, zgodnie z przekazanym aktualnym odpisem z KRS lub zaświadczeniem z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG),
6) pełnomocnictwo dla osób niebędących członkami organów Dostawcy uprawnionych do jego reprezentacji lub właścicielem umocowanych do składania wszelkich oświadczeń woli w imieniu Dostawcy w tym w szczególności do podejmowania czynności związanych z udziałem w aukcjach, składania ofert oraz do zawierania umów.
7) inne dokumenty, o które Nabywca może zwrócić się do Dostawcy.
3. Dostawca winien posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej za szkody wyrządzone w związku z usługami świadczonymi przez Dostawcę na rzecz Nabywcy. Ubezpieczenie powinno obejmować odpowiedzialność cywilną kontraktową oraz deliktową w tym za szkody wyrządzone na skutek rażącego niedbalstwa. Dostawca zobowiązany jest utrzymywać ubezpieczenie przez cały okres świadczenia usług na poziomie nie niższym niż wartość przewożonego towaru, którą przyjmuje się na poziomie 100 000 PLN dla pojedynczego ładunku o tonażu 24t. W przypadku przewożenia ładunków o mniejszym tonażu, ich wartość zmniejszana jest proporcjonalnie do redukcji ich wagi.
4. W przypadku uszczuplenia sumy gwarancyjnej w związku z wyrządzeniem szkody, Dostawca zobowiązany jest do przywrócenia sumy gwarancyjnej do poziomu zapewniającego pełne zabezpieczenie szkody w związku ze świadczonymi usługami. Nabywca uprawniony jest do żądania w każdym czasie od Dostawcy przedłożenia zaświadczenia ubezpieczyciela o wysokości sumy gwarancyjnej, jak również ogólnych warunków ubezpieczenia. Do czasu przedłożenia wymaganych dokumentów Nabywca może odmówić Dostawcy udziału w przetargach w systemie SOOT.
5. Dostawca jest zobowiązany zapewnić, iż wszelkie czynności związane z udziałem w przetargu, jak również realizacją zamówień będą dokonywane przez osoby mające odpowiednie umocowanie. Dostawca zobowiązany jest również do wdrożenia wszelkich zabezpieczeń mających na celu niedopuszczenie do udziału w przetargach osób nieupoważnionych do składania oświadczeń woli w jego imieniu. Dostawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną zaniechaniem tego obowiązku.
6. Udział w przetargach mogą brać jedynie Dostawcy, którzy zaakceptowali niniejszy regulamin, spełniają warunki określone w regulaminie i co do których nie ma żadnych ograniczeń natury faktycznej, ekonomicznej lub prawnej, aby świadczyć usługi na rzecz Nabywcy.
7. Nabywca ma prawo nie dopuścić Dostawcy do udziału w przetargu bez podania przyczyny. W szczególności Nabywca może odmówić Dostawcy dalszego udziału w przetargu w przypadku dopuszczenia do systemu SOOT osoby nieuprawnionej, jak również w przypadku zawarcia umowy i jej niewykonania lub nienależytego wykonania, jak również innego naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu.
1. Celem aukcji elektronicznej jest ustalenie ceny świadczenia usług transportowych, spedycyjnych lub logistycznych przez Dostawcę na rzecz Nabywcy, zgodnie z podaną specyfikacją.
2. Udział w aukcji biorą Dostawcy zaproszeni prze Nabywcę.
3. Aukcja przeprowadzana jest w formie aukcji dynamicznej - tryb malejących cen.
4. Każdy Dostawca ma prawo złożenia wielu ofert cenowych. Wartość każdej kolejnej oferty składanej przez Dostawcę musi być niższa od jego poprzedniej oferty.
5. Na każdym etapie przebiegu aukcji lub po jej zakończeniu, Nabywca może odstąpić od prowadzonej aukcji bądź zakończyć aukcję bez wyboru Dostawcy bez podawania przyczyn, a powyższe odstąpienie nie powoduje jakichkolwiek roszczeń po stronie Dostawców biorących udział w aukcji.
6. Czas trwania aukcji, czyli czas przeznaczony na składanie ofert, określony jest w opisie aukcji. W aukcji przewiduje się ewentualną dogrywkę. Ilość dogrywek jest nieograniczona. Każda dogrywka oznacza automatyczne przedłużenie aukcji o maksymalny czas 2 minut.
7. Ranking określa miejsce, które zajmuje Dostawca. O miejscu w rankingu decyduje wartość oferty, a w wypadku ofert o takiej samej wartości, czas złożenia oferty.
8. Usługi realizowane są na warunkach wymienionych w opisie aukcji i wystawionych do niej zleceniach. Dostawca zobowiązuje się świadczyć usługi po wylicytowanych cenach i ceny te nie mogą ulec zmianie bez pisemnej zgody Nabywcy.
1. Oferta złożona przez Dostawcę w trakcie aukcji elektronicznej jest wiążąca i nie może zostać wycofana.
2. Dostawca związany jest ofertą w okresie 5 dni od daty zakończenia aukcji.
3. W przypadku odstąpienia przez Dostawcę od realizacji otrzymanego zlecenia lub też w przypadku jego nienależytego wykonania, Nabywca zastrzega sobie prawo do obciążenia Dostawcy karą umowną w wysokości kwoty zlecenia oraz do wykluczenia Dostawcy z udziału w kolejnych aukcjach organizowanych w systemie SOOT. Nabywca zastrzega sobie również prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego do pełnej wysokości poniesionej szkody.
1. Zakończenie aukcji nie jest równoznaczne z wyborem najkorzystniejszej oferty - brak tzw. przybicia.
2. Wybór Dostawcy zostanie dokonany przez Nabywcę w możliwie najkrótszym terminie po zakończeniu aukcji.
3. Nabywca zastrzega sobie prawo do wyboru dowolnego Dostawcy biorącego udział w aukcji bądź nie dokonania takiego wyboru bez podania przyczyny. W żadnym przypadku Dostawcom nie przysługuje wobec Nabywcy roszczenie o zawarcie umowy ani roszczenie o naprawienie szkody.
4. W przypadku dokonania wyboru Dostawcy Nabywca powiadomi go o tym fakcie w terminie 5 dni od daty zakończenia aukcji.
5. Nabywca zawiadomi Dostawcę o wyborze jego oferty przesyłając za pośrednictwem systemu SOOT zlecenie wykonania usługi. Zlecenie to będzie zawierało warunki wykonania usługi zgodne ze specyfikacją przewozu podaną w opisie aukcji oraz ofertą cenową złożoną przez Dostawcę.
6. Umowa zostaje zawarta z chwilą przesłania zlecenia do Dostawcy (przybicie).
1. Celem konkursu ofert jest zawarcie z jednym lub wieloma Dostawcami umowy na wykonywanie usług transportowych, spedycyjnych lub logistycznych w określonym okresie czasu.
2. Udział w konkursie ofert biorą Dostawcy zaproszeni przez Nabywcę.
3. Dostawcy biorący udział w konkursie składają oferty na świadczenie usług zgodnie z podaną specyfikacją.
4. Zamknięcie konkursu następuje z chwilą upływu terminu składania ofert.
5. Złożona oferta może być wielokrotnie zmieniana przed zamknięciem konkursu. Obowiązującą ofertą jest ta, która została złożona przez Dostawcę jako ostatnia. Dostawca związany jest ostatnią złożoną ofertą w okresie 30 dni od daty zamknięcia konkursu.
6. Rozstrzygnięcie konkursu ofert następuje poprzez wybór jednego lub wielu Dostawców, z którymi zostanie zawarta umowa o świadczenie usług.
7. Złożenie oferty nie oznacza automatycznego wyboru i zawarcia umowy z Dostawcą.
8. Podstawowym kryterium wyboru Dostawcy przez Nabywcę jest zaproponowana cena usług, jak również ocena Dostawcy dokonana na podstawie informacji podanych przez Dostawcę w części rejestracyjnej systemu SOOT.
9. Złożona oferta nie jest równoznaczna z ustaleniem ceny ostatecznej. Cena wykonania usług może zostać ustalona w drodze bezpośrednich negocjacji prowadzonych po zamknięciu konkursu.
10. Nabywca ma prawo, bez podawania przyczyny, przerwać konkurs ofert w dowolnym momencie przed jego zamknięciem lub też zakończyć konkurs bez rozstrzygnięcia. Nie powoduje to jakichkolwiek roszczeń po stronie Dostawców biorących udział w konkursie.
1. Wszelkie spory i roszczenia wynikłe ze stosowania niniejszego regulaminu będą rozstrzygane w oparciu oprawo polskie przez sąd właściwy dla miejsca siedziby Sprzedającego.
2. W czasie trwania umów zawartych w oparciu o niniejszy regulamin, strony zobowiązują się do nie ujawniania osobom trzecim jakichkolwiek informacji z nimi związanych.
3. Akceptując niniejszy regulamin Dostawca wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych przez Nabywcę w związku z realizacją zawartych umów, zgodnie Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) - dalej„RODO".
4. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest HUTA ŁABĘDY Spółka Akcyjna z siedzibą w Gliwicach, ul. Anny Jagiellonki 45, 44-109 Gliwice, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gliwicach X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr 0000076693.
5. Z Inspektorem Danych Osobowych Nabywcy można kontaktować się za pośrednictwem wiadomości e-maii na adres iod@hutalab.com.pl.
6. Podanie danych osobowych Nabywcy przez Dostawcę jest niezbędne do udziału w przetargach realizowanych przez Dostawcę. Podstawą prawną przetwarzania tych danych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. Skutkiem niepodania danych osobowych jest brak możliwości uczestnictwa w przetargach organizowanych przez Nabywcę oraz realizacji procedur z nimi związanych.
7. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych jest dobrowolne. Dostawcy przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie z tym, że wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania na podstawie zgody udzielonej przed jej wycofaniem. Cofnięcie zgody jest możliwe w formie poczty: e-maif: iod@hutalab.com.pl, telefonicznie: (032) 234-72-67 lub pisemnie na adres: HUTA ŁABĘDY S.A. ul. Anny Jagiellonki 45, 44-100 Gliwice.
8. Odbiorcą danych osobowych Dostawcy będą odpowiednie organy lub podmioty publiczne w zakresie, w jakim jest to niezbędne do wywiązania się z obowiązków prawnych, a także podmioty świadczące dodatkowe usługi w przypadku konieczności dokonania rozliczeń (np. bank Nabywcy). Odbiorcą danych osobowych Dostawcy będą również podmioty przetwarzające te dane w imieniu Dostawcy, z którymi zawarte zostały umowy o świadczenie usług, np. TT, ochrony osób i mienia, umowy na system obsługi ofert transportowych zawartej z Zespołem Efektywnych Technik Obliczeniowych S.A., w zakresie w jakim jest to niezbędne do realizacji tych umów.
9. Dane osobowe Dostawcy nie będą przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, który tworzą państwa Unii Europejskiej oraz Islandia, Norwegia i Lichtenstein.
10. Dane osobowe Dostawcy będą przetwarzane przez okres realizacji przetargu, a po jego zakończeniu, dane będą przechowywane przez okres określony przepisami prawa, natomiast pozostałe dane - przez okres niezbędny do celów ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, co stanowi prawnie uzasadniony interes Nabywcy w rozumieniu art. 6 ust 1 lit f RODO.
11. Dostawcy przysługuje prawo żądania od Nabywcy dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, jak również prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do przenoszenia danych.
12. Wobec Dostawcy nie będą podejmowane zautomatyzowane decyzje (decyzje bez istotnego udziału człowieka), w tym dane osobowe Dostawcy nie będą podlegały profilowaniu.
13. Dostawcy przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych Dostawcy narusza przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Dostawca ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych."